ANALISIS RETENSI REKAM MEDIS GUNA MENUNJANG EFISIENSI RAK PENYIMPANAN DI RUMAH SAKIT MELANIA BOGOR

Abstract

Rumah Sakit merupakan institusi pelayanan kesehatan, untuk tercapainya kegiatan rumah sakit perlunya data administrasi yang lengkap dari rekam medis untuk melaksanakan kegiatan pelayanan kesehatan. Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah di berikan kepada pasien. Seiring berjalannya waktu, pasien yang berobat akan memenuhi kapasitas rak pada rumah sakit tersebut. Maka diperlukannya proses retensi pada rumah sakit.

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui analisis retensi rekam medis guna menunjang efisiensi rak penyimpanan di Rumah Sakit Melania Bogor. Dalam penelitian ini penulis menggunakan metode penelitian kuantitatif dengan pendekatan deskriptif. Teknik pengumpulan data yang digunakan penulis yaitu observasi dan studi pustaka yang berkaitan dengan penelitian.

Dari penelitian yang sudah dilakukan, ditemukan beberapa permasalahan diantaranya: (1) kurangnya PMIK yang telah disibukan dengan kegiatan operasional sehingga tidak ada waktu luang untuk melakukan kegiatan retensi secara optimal, (2) kurangnya pemahaman petugas filing terhadap penyimpanan arsip yang bernilai guna tinggi atau arsip yang disimpan permanen dan penyusutan arsip seperti JRA (Jadwal Retensi Arsip) rekam medis dan DPA (Daftar Pertelaan Arsip), (3) belum adanya ruangan khusus untuk rak in aktif sehingga rekam medis in aktif menumpuk di ruangan lain, (4) terbatasnya sarana yang menunjang kegiatan retensi alat scanner dan komputer, dan (5) Kurang efisiennya sistem manual di Rumah Sakit Melania.

Saran yang diberikan penulis untuk mengatasi masalah tersebut adalah yaitu: (1) pelaksanaan kegiatan retensi rekam medis dapat dioptimalkan dan terlaksana sesuai kebijakan dan pedoman yang diterapkan serta SDM (Sumber Daya Manusia) di instalasi rekam medis diharapkan adanya penambahan PMIK yang bertanggung jawab untuk kegiatan retensi dan sosialisasi mengenai kearsipan rekam medis, (2) mengikut sertakan petugas filing dalam pelatihan atau seminar tentang penyimpanan arsip yang bernilai guna tinggi atau arsip yang disimpan permanen dan Jadwal Retensi Arsip (JRA) atau Daftar Pertelaan Arsip (DPA).(3) mengajukan penambahan ruangan untuk mengefisiensi rak rekam medis sehingga rekam medis in aktif tidak akan memenuhi ruang penyimpanan lain dan kegiatan retensi bisa berjalan dengan lancer jadi ruangan lain akan lebih efisien, (4) mengajukan alat baru atau meminjam alat scanner dan komputer tambahan dari unit IT untuk kegiatan retensi, (5) melakukan RKE (Rekam Medis Elektronik)