ANALISIS EFEKTIVITAS PENGELOLAAN DOKUMEN KONTROL DALAM SISTEM IMS PADA PENJAMINAN MUTU INTERNAL DI PERUSAHAAN PRODUKSI AMDK
Keywords:
Dokumen Kontrol, IMS, Macro VBAAbstract
PT.XX adalah salah satu perusahaan di Indonesia yang sudah menerapkan pengelolaan dokumen dalam sistem Improvement Management System (IMS) sesuai dengan standar ISO 9001:2015. Pengelolaan dokumen kontrol yang efektif menjadi faktor kunci dalam menjamin mutu internal perusahaan serta mendukung keberlanjutan sistem di sebuah perusahaan. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis efektivitas pengelolaan dokumen, dengan pendekatan deskriptif kualitatif melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Hasil studi menunjukkan bahwa meskipun prosedur pengelolaan dokumen telah sesuai standar, masih terdapat hambatan berupa fragmentasi sistem, birokrasi persetujuan yang kompleks, serta kesenjangan kompetensi pengguna. Untuk meningkatkan efektivitas, penelitian ini mengusulkan pemanfaatan Microsoft Excel berbasis Macro VBA sebagai solusi otomatisasi. Hasil implementasi menunjukkan peningkatan efisiensi input hingga 50% dan penurunan kesalahan data hingga 70%. Rekomendasi difokuskan pada integrasi teknologi, penyederhanaan prosedur, dan pelatihan kontekstual guna memperkuat sistem IMS dalam mendukung penjaminan mutu internal secara berkelanjutan.
References
Alexander, E. & Rahardjo, J., 2022. Perancangan dokumen ISO 9001:2015 sebagai persiapan sertifikasi di CV XYZ. Jurnal Titra, 10(2), pp.33–40.
Davis, M., 2023. The ritualism paradox in quality management systems. Quality Assurance Review, 15(3), pp.75–92.
Hermansyah, M., Pratikto, Soenoko, R. & Setyanto, N.W., 2013. Hazard analysis and critical control point (HACCP) produksi maltosa dengan pendekatan Good Manufacturing Practice (GMP). JEMIS: Jurnal Efisiensi Manajemen Industri Sistem, 1(1), pp.14–18.
Khoirunisa & Lestari, Y., 2024. Pengelolaan e-archives melalui document management system berbasis website di PT. Bridgestone Tire Indonesia. Inovant, 3(4), pp.48–61.
Lee, S. & Patel, T., 2021. Cloud-based document integration in manufacturing firms. Journal of Information Management, 34(2), pp.110–130.
Nanda, A.O., 2021. Prosedur pengendalian dokumen rencana kerja dan syarat-syarat pada PT Adhi Persada Gedung. Laporan Tugas Akhir. Politeknik Negeri Jakarta: Program Studi D3 Administrasi Bisnis.
Saputra, M.H., Adinda, P.N. & Dristyan, F., 2025. Pengujian sistem informasi pengelolaan dokumen untuk mendukung sistem penjaminan mutu internal di Politeknik Jambi. Journal of Science and Social Research, 8(1), pp.147–154.
Sari, N.M. & Susanto, N., n.d. Analisis pengendalian informasi terdokumentasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 PT Krakatau Bandar Samudera. Program Studi Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Diponegoro.
Smithson, K. et al., 2020. Digital workflow automation in ISO systems. Operations Management Journal, 41(4), pp.340–370.
Tanjung, F.R. & Venica, L., 2024. Aplikasi pengecekan dokumen ekspor di PT. XY berbasis VBA Excel menggunakan metode iterative and incremental dengan pendekatan arsitektur MVC (Model-View-Controller). Infomatek: Jurnal Informatika, Manajemen dan Teknologi, 26(1), pp.9–20.
Zhang, Y. et al., 2022. Fragmented systems and operational risks. International Journal of Business Process Integration, 17(1), pp.40–58.
